Toți operatorii economici au obligația legală de a elibera bonuri fiscale pentru bunurile și serviciile prestate pe care să includă codul fiscal al beneficiarului, dacă acesta solicită acest lucru în momentul în care face achiziția.
Ce este bonul fiscal
Bonul fiscal este documentul emis de aparatul de marcat electronic fiscal la efectuarea unei tranzacții – de livrare a unui produs sau de prestare a unui serviciu. Acesta include toate datele referitoare la tranzacția efectuată, informațiile variind în funcție de specificul activității desfășurate. Operatorii economici au obligația de a elibera clienților bonuri fiscale pentru toate bunurile și serviciile prestate, la solicitarea acestora urmând să fie eliberată și factură.
Conform legislației în vigoare un bon fiscal pe care nu este menționat codul fiscal al beneficiarului nu este considerat un document justificativ, așadar cel care a solicitat bunurile sau serviciile pentru care s-a emis bon nu le poate deconta, deoarece respectivul bon nu îndeplinește toate condițiile necesare.
Atunci când soliciți un bon fiscal va trebui să știi sau să ai la îndemână codul fiscal care dorești să fie menționat. În cazul firmelor plătitoare de TVA codul unic de înregistrare are în față cifrelor aferente, literele RO.
Pentru ca un bon să devină un document justificativ, acestea trebuie să conțină o serie de informații obligatorii:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
- numărul documentului şi dată întocmirii acestuia;
- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
- operaţiunii economico-financiare.
Cu toate că există norme clare cu privirea bonurilor fiscale, chiar și în cazul în care există un bon care nu conține codul fiscal al beneficiarului, acesta poate fi înregistrat în contabilitate. Însă, pentru ca bonul să poată fi folosit că document justificativ în contabilitate pentru deducerea cheltuielilor, este necesară întocmirea de către societate a NIR-ului pentru bunurile achiziționate, precum și a decontului de cheltuieli, la care se anexează bonul fiscal.
Orice cheltuială pentru care există un bon fiscal pe care nu este menționat codul fiscal al beneficiarului poate fi dedusă, în condițiile în care se întocmesc documentele justificative menționate, care să dovedească achiziția bunurilor și efectuarea cheltuielilor în scopul desfășurării activității entității economice.
Obligativitatea de a înregistra în contabilitate bonuri fiscale care menționează codul fiscal se aplică inclusiv la firmele neplătioare de TVA. Această obligație este prevăzută de Norme Cod fiscal la ART. 146 Condiţii de exercitare a dreptului de deducere:
(3) Pentru achiziţiile de bunuri şi servicii pe bază de bonuri fiscale emise în conformitate cu prevederile Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia agenţilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, deducerea taxei poate fi justificată cu bonurile fiscale care îndeplinesc condiţiile unei facturi simplificate în conformitate cu prevederile art. 155 alin. (11), (12) şi (20) din Codul fiscal dacă furnizorul/prestatorul a menţionat pe bonul fiscal cu ajutorul aparatului de marcat electronic fiscal codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului. Prevederile acestui alineat se completează cu cele ale pct. 45.
Deducerea TVA pe baza bonurilor fiscal
Conform prevederilor valabile începând cu 14 martie 2013, deducerea TVA doar pe baza bonului se poate face dacă:
- valoarea bonului inclusiv TVA este sub 100 euro și
- bonul are tipărit codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului.
Acest document permite deducerea TVA-ului, însă pentru deducerea cheltuielii este necesară întocmirea unui decont de cheltuieli (împreună cu celelalte documente însoțitoare – de exemplu foaie de parcurs sau ordin de deplasare, sau o notă de recepție, etc.) Cursul de schimb utilizat pentru determinarea în euro a valorii bonului este cursul valabil la dată emiterii bonului.
